Como Melhorar o Controle da Secretaria da Igreja?

O secretário ou secretária tem a nobre função de efetivar e melhorar o controle da secretaria da igreja em todos os seus departamentos.

Depois de empossado, ocupa um dos mais importantes cargos na instituição e a gestão, do mesmo modo, de uma maneira geral, depende muito da eficiência e dedicação do secretário.

A igreja funciona como um conjunto e todos tem uma missão importante no contexto geral.

A secretaria tem uma importância fundamental no seio da igreja, assim podemos dizer que ela é o coração e o centro nervoso das decisões e dos rumos que a entidade pretende trilhar.

As decisões mais importantes devem ser tomadas em conjunto com a secretaria. Todas as ações necessárias devem ser planejadas e logo depois postas em prática em conjunto com a secretaria.

Origem da Profissão de Secretário ou Secretária

Estudiosos acreditam que palavra secretário tem origem na língua latina e vem do termo “secretarium” que significa lugar retirado ou conselho privado.

Uma outra corrente defende que a origem é da palavra “secretum” que significa “retiro” ou “audiência secreta”.

Embora não haja consenso entre estudiosos e cientistas, dizem que os escribas, que dominavam a escrita, podiam fazer contas e redigiam as ordens dos seus superiores foram os primeiros secretários da história.

No site do Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo encontramos a informação de que a profissão de secretária não tem sua origem muito conhecida e que talvez Eva, da Bíblia, poderia ter sido a primeira.

Outros já falam que primeira secretária assessorou Napoleão Bonaparte, outra corrente diz que foi a Rainha Vitória.

O cargo de secretária tornou-se muito importante com o fim da segunda guerra mundial.

Nos Estados Unidos e na Europa houve uma abertura do mercado para a mão de obra feminina, em vista da escassez de colaboradores do sexo masculino, naquele momento servindo na guerra.

Por aqui, o mesmo fenômeno ocorreu por volta dos anos cinquenta quando chegaram as primeiras empresas multinacionais, assim as secretarias precisariam dominar a datilografia, taquigrafia, acompanhar reuniões, fazer anotações e assessorar a diretoria das empresas.

Do Secretario da Igreja Evangélica

Nas igrejas evangélicas, o secretário é um cargo de natureza estatutária, o ingresso no cargo se dá por meio de pleito eleitoral e, por fim, a duração do mandato é de acordo com o estipulado nos estatutos da entidade.

O secretário ou secretária da igreja, além de cuidar da documentação, da correspondência e dos relatórios da entidade é o responsável por cuidar e manter o bem mais precioso que ela possui; seus membros, aqueles que são a razão da igreja existir, concluindo são as almas resgatadas para a vida eterna, seus membros.

Você pode ver no artigo Documentação dos Membros da Igreja que fala dos diversos documentos da igreja, tanto da parte jurídica, quanto do controle e da gestão da membresia, por isso não deixe de ler, isso vai ajudar a melhorar o controle da secretaria da igreja.

O secretário tem a valorosa missão de conhecer a todos, ou pelo menos a grande maioria dos membros do ministério e, dessa forma, avisar ao pastor quando sentir que algum dos membros não está mais partilhando do convívio da igreja.

Hoje a tecnologia está presente nas mais diversas atividades e do mesmo modo não é diferente com as igrejas.

Quando precisarmos eleger uma pessoa para se dedicar a secretaria da igreja, deve ser alguém que já “deixou a máquina de escrever de lado”.

O Secretário da Igreja precisa:

• Ter Aptidão Moral;
• Investir em Organização;
• Ter boa redação e escrever com facilidade;
• Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja;
• Deve ser zeloso no trato das tarefas de um ministério;
• Estar antenado com a tecnologia, informática e os avanços da comunicação;

As Atribuições do Secretário

Como qualquer das outras funções estatutárias da instituição, as atribuições e responsabilidades do secretário estão definidas no estatuto da igreja.

Cada igreja e\ou denominação tem o seu próprio estatuto e podem ter definições diferentes.

Listamos abaixo de forma genérica algumas dessas atribuições:

• Redigir e registrar no cartório, quando necessário, as atas da igreja
• Cuidar da distribuição correspondência;
• Zelar pelo registro da membresia, atualizar as fichas com batismos, casamentos, inatividade e outras situações;
• Preparar a agenda anual da igreja;
• Cuidar dos arquivos da igreja, fichas de membros, documentação legal, cartas e correspondências em geral;
• Emitir a carteirinha dos membros, caso a igreja faça uso;
• Enviar cartas de aniversário para os membros da igreja;
• Felicitar a igreja, seus departamentos e outras igrejas ou instituições por festividades, eventos ou comemorações especiais;
• Preparar as cartas de transferências e enviá-las a quem de direito;
• Receber e acompanhar os novos convertidos, providenciando-lhes as fichas de registro;
• Fazer o devido registro e cuidar dos bens da igreja;
• Preparar as rotinas para os batismos;
• Emitir certificados de apresentação, casamento, batismos, etc.

Embora não esteja na lista acima, uma função bastante importante é o acolhimento, enfim você pode ver neste artigo Controle e Acolhimento de Visitantes na Igreja dicas e informações que vão te ajudar muito nesta situação.

Secretariando as Reuniões

É importante lembrar que o secretário ou a secretária faz parte da liderança da igreja e como tal deve participar e secretariar todas as reuniões da entidade, e caso não possa comparecer, avise com antecedência o seu substituto, ou seja, o segundo secretário.

Quando houver reunião é obrigação do secretário convocar e comunicar com a devida antecedência os demais membros que fazem parte da liderança, bem como outros interessados, depois disso informar local, data e horário da reunião.

Elaborar em conjunto com o Pastor Presidente a pauta para discussão na reunião assim como dividindo-as em temas menores que facilitem a discussão.

Depois disso preparar cópia destes temas e logo depois distribuir para os membros da liderança e demais interessados.

O estatuto da entidade define o quórum para que as reuniões aconteçam e tenham validade jurídica, e esse pode mudar de acordo com o objetivo, é obrigação do secretário contar os presentes e informar ao presidente a existência de quórum para o início da reunião.

Após a reunião e a decisão do plenário pelos presentes cabe ao secretário a tarefa de redigir a ata e depois disso colher a assinatura dos presentes e, se necessário, logo depois registrá-la em cartório.

Dicas Finais

E, para finalizar, é necessário que o secretário compreenda que tão nobre missão deve contar com muito mais que papel e caneta.

Assim, estamos em um tempo em que devemos utilizar a tecnologia a nosso favor.

A secretaria precisa contar com um celular, um bom computador, impressora, tinta e papel a vontade (ou quase).

Precisa também contar com um bom sistema para gerir todas essas tarefas. Assim essas ferramentas ajudam a melhorar o controle da secretaria da igreja.

O uso de um sistema específico para gerenciar a secretaria tem a finalidade de facilitar o nosso dia a dia, automatizando tarefas.

Assim, dentro do Zeke existem várias ferramentas para auxiliar o secretário em toda trajetória do visitante.

E se você quiser contar com a nossa experiência para melhorar a gestão da secretaria, conheça o nosso curso para formação de secretários, um treinamento completo que vai te ajudar a entender todas as necessidades estruturais e legais dessa área fundamental da igreja.